Was sind die wichtigsten Schritte, um ein DMS erfolgreich zu implementieren?

Auf dem Weg zu einer effizienten Dokumentenlenkung gibt es einige Stolpersteine, die Sie aber durch eine fundierte Planung aus dem Weg räumen können. Einige wenige Maßnahmen verstehen sich von selbst. Trotzdem schenken manche Organisationen diesen entscheidenden Themen oft zu wenig Augenmerk. Beispielsweise müssen Sie bereits vor dem Projekt die involvierten Abteilungen an Bord holen und deren Anforderungen kennen.

Hier die wichtigsten Projektschritte im Überblick:

Die Ausgangslage ist hinreichend beschrieben

Idealerweise fassen Sie Ihre Ausgangslage in einem Dokument zusammen. Hier beschreiben Sie, wie Sie Dokumente aktuell verwalten. Dabei schildern Sie, was aus Ihrer Sicht bereits gut läuft und wo Sie Verbesserungen anstreben.

Die allgemeine Ausgangslage

Wo sehen Sie sich selbst auf dem Weg der Digitalisierung?

Beschreiben Ihrer Organisationsstruktur

Wie viele Mandanten (bzw. Rechnungskreise)?

Wie viele User sollen Zugriff auf das DMS haben?

Welche Abteilungen sind in die Freigabeprozesse involviert? Sind diese Abläufe der Freigabe beschrieben?

Wie handhaben Sie aktuell Ihre Dokumente?

Haben Sie eine Verfahrensdokumentation?

Welche Arten von Dokumenten möchten Sie elektronisch archivieren?

Aus welchen Quellen stammen die Dokumente?

Um wie viele Dokumente geht es monatlich, z.B. Eingangsrechnungen pro Monat?

Ist die E-Mail-Archivierung auch geplant?

Wir benötigen die rechtskonforme Archivierung der E-Mails aller Mitarbeiter. Aus heutiger Sicht wünschen wir uns aber keine Volltextsuche für E-Mails und auch nicht für die Anlagen der E-Mails, z. B. für die angehängten Verträge. Wir müssen aber nach den Kopfdaten der E-Mails suchen können, Das sind die Betreffzeile, Empfängerzeilen und Absenderadressen.

Eingesetzte Software und Hardware

Welche Systeme, wie ERP, soll der Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme über Schnittstellen anbinden?

Soll das System bei Ihnen auf einem Server betrieben werden oder möchten Sie eine Cloud-Lösung nutzen?

Sie haben die wichtigsten übergeordneten Ziele für die DMS-Einführung formuliert

Was ist Ihr Projektziel bzw. Verbesserungsziel und was sind Ihre Erwartungen aus der Einführung des digitalen Dokumentenmanagements?

Es ist hier bedeutsam, dass Sie die Ziele auch in Zahlen zu beschreiben versuchen. Zum Beispiel.:

Wir möchten die durchschnittliche Durchlaufzeit für die Bearbeitung einer Bestellung und der Eingangsrechnung von durchschnittlich acht Minuten auf vier Minuten halbieren. Damit bewältigen wir ab 17. August 2022 mit derselben Mannschaft um 20 % mehr Bestellungen.

Ab wann möchten Sie mit der Lösung arbeiten?

Die Ziele der Abteilungen und der Key-User sind klar

In welchen Bereichen Ihrer Organisation möchten Sie ein Dokumentenmanagementsystem einführen?

Zugriff auch von Zuhause oder mit mobilen Endgeräten gewünscht?

Sie haben die involvierten Mitarbeiter an Bord geholt

Wer sind die nominierten Key-User je Abteilung?

Nominieren Sie jeweils einen Key-User aus denjenigen Abteilungen, in denen die Mitarbeiter intensiv mit dem Dokumentenmanagementsystem arbeiten sollen. Diese Key-User haben bereits im Vorfeld die Aufgabe, die Anforderungen der Abteilung in einer frühen Phase zu artikulieren.

Sind die Anforderungen der Key-User im Pflichtenheft für die Einführung des DMS beinhaltet?

Lesen Sie hier weiter: Dokumentenmanagement für die Buchhaltung.