Was sind die wichtigsten Schritte, um ein DMS erfolgreich zu implementieren?

Auf dem Weg zu einer effizienten Dokumentenlenkung gibt es einige Stolpersteine, die Sie aber durch eine fundierte Planung aus dem Weg räumen können. Einige wenige Maßnahmen verstehen sich von selbst. Trotzdem schenken einige Organisationen diesen entscheidenden Themen oft zu wenig Augenmerk. Beispielsweise müssen Sie bereits vor dem Projekt die involvierten Abteilungen an Bord holen und deren Anforderungen kennen.

Hier sind im Überblick die wichtigsten Projektschritte.

Die Ausgangslage ist hinreichend beschrieben

Idealerweise fassen Sie Ihre Ausgangslage in einem Dokument zusammen. Hier beschreiben Sie, wie Sie Dokumente aktuell verwalten. Dabei schildern Sie, was aus Ihrer Sicht bereits gut läuft und Wo Sie Verbesserungen anstreben.

Wo sehen Sie sich selbst auf dem Weg der Digitalisierung?

Um wie viele Dokumente geht es monatlich, z.B. Eingangsrechnungen pro Monat?

Wie viele Mandanten (Rechnungskreise), wie viele User?

Haben Sie eine Verfahrensdokumentation?

Gibt es ein Pflichtenheft für die Einführung des DMS?

Die Ziele der Abteilungen und der Key-User sind klar

In welchen Bereichen Ihrer Organisation möchten Sie ein Dokumentenmanagementsystem einführen?

Welche Arten von Dokumenten möchten Sie elektronisch archivieren?

Aus welchen Quellen stammen die Dokumente?

Welche Systeme, wie ERP, soll der Anbieter für Dokumentenmanagementsysteme über Schnittstellen anbinden?

Ist die E-Mail-Archivierung auch geplant? Ja -> welches Mailprogramm nutzen Sie?

Ab wann möchten Sie mit der Lösung arbeiten?

Was ist Ihr Projektziel bzw. Verbesserungsziel?

Was sind Ihre Erwartungen und die Ziele daraus?

Zum Bsp.: Wir möchten die Durchlaufzeit reduzieren, damit wir uns bis Dezember 2022 um 20 % bei den Kosten verbessern.

Zugriff auch von Zuhause oder mit mobilen Endgeräten gewünscht?

Sie haben die involvierten Mitarbeiter an Bord geholt