Auch das Jahr 2022 zeichnet sich durch intensives Remote-Arbeiten aus. Auch wenn schnell höhere Bandbreiten und Notebooks angeschafft waren, kamen beim Zugriff auf die Dokumente rasch Systembrüche zutage. Für viele Organisationen wurde klar, dass sie ihre Prozessketten digitalisieren mussten. Während die einen schon vor Jahren diese Umstellung bewältigt haben, überlegen andere noch, welche Vorteile sie durch die Digitalisierung erzielen können. Wir haben die Vorteile für einen zentralen Bereich der Digitalisierung, nämlich für die Einführung und Nutzung von einem Dokumentenmanagementsystem, zusammengefasst.
Ordnung und Systematik für Ihre Daten durch ein Dokumentenmanagementsystem
Über ein Dokumentenmanagementsystem greift Ihr Team komfortabel auf verschiedene Daten aus unterschiedlichen Programmen und Ordnern zu. Es gibt einen zentralen Einstiegspunkt, über den Sie auf alle Dokumententypen gelangen. Dies ist eben das DMS.
Ein Kunde ruft Ihr Vertriebsteam an. Das DMS ruft in Sekundenschnelle alle relevanten Informationen zum Kunden auf. Ihr Vertriebsteam hat mit dem Dokumentenmanagement Zugriff auf alle offenen Rechnungen des Kunden. Wir sprechen dabei von einer multidimensionalen Sicht: Sie betrachten in Sekundenschnelle nicht nur die Unterlagen zu Aufträgen in der Warenwirtschaft oder Reklamationen, sondern auch die Finanzen.
Dokumente schnell finden
Mit der Volltextsuche kommen Sie schnell zu den relevanten Informationen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem spielt es keine Rolle, in welchem Monat oder unter welchem Ordner Sie ein Dokument abgelegt haben. Die Anwender brauchen nicht einmal zu wissen, in welcher Anwendung das zu suchende Dokument liegt.
Dokumente ortsunabhängig bearbeiten
Von wo Sie die Dokumente abrufen und verändern, ist bei einem Dokumentenmanagementsystem nicht relevant. Ihre Mitarbeiter arbeiten unkompliziert von zu Hause oder von unterwegs. Diese örtliche Unabhängigkeit erhöht die Krisenfestigkeit Ihrer Organisation.
Effizienter zusammenarbeiten
Bei einem DMS sind die Routineabläufe durch sogenannte Workflows vorgegeben. Damit sind die allermeisten Geschäftsfälle in ihrer Struktur für die Mitarbeiter klarer und somit einfach abzuarbeiten. Die Mitarbeiter sehen, von wem und seit wann ein Akt oder ein Dokument gerade bearbeitet wird.
Die Kommunikation des Teams findet dort statt, wo die Dokumente liegen. Selbst die Zusammenarbeit mit externen Personen ist mit einer derartigen Lösung einfacher. Anweisungen und Kommentare bleiben bei den Dokumenten gespeichert.
Einhalten rechtlicher Bestimmungen
Das Dokumentenmanagement-System erleichtert die Erfüllung von gesetzlichen Richtlinien. Um in Österreich die Echtheit der Herkunft, der Unveränderlichkeit und der Lesbarkeit einer Rechnung zu garantieren, muss der Unternehmer ein bestimmtes Verfahren nutzen. Mit dem innerbetrieblichen Steuerungssystem stellt das Unternehmen eine nachvollziehbare Verbindung zwischen der Rechnung und der Leistung her.
Dieses innerbetriebliche Kontrollsystem definiert also, welche Prüfpfade einzuhalten sind. Erhält eine Organisation eine Rechnung, so muss sie diese Zahlungsverpflichtung mit der Bestellung abgleichen. Bei einem Dokumentenmanagementsystem erfolgt diese Kontrolle in vordefinierter und – in einer fortgeschrittenen Ausbaustufe – automatischen Form.
Reduktion von Routinetätigkeiten
Mit einer OCR-Belegerkennung erfolgt nicht nur eine Digitalisierung von Eingangsrechnungen oder Belegen. Ein riesiger Vorteil ist auch zusätzlich, dass mit der Belegerkennung die wichtigsten Felder einer Rechnung automatisch ausgelesen werden. Informationen wie der Kreditor, die Rechnungsbeträge oder die Belegnummer werden vom Dokumentenmanagementsystem eingelesen, archiviert und in die Buchhaltung übergeben. Dadurch fallen Fehler weg, wie sie bei der manuellen Übertragung häufig passieren.
Nutzen Sie die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für Ihr Unternehmen
Erfahren Sie hier mehr dazu, wie wir Sie bei der Einführung eines elektronischen Archivs und bei Ihrer Automatisierung von Workflows unterstützen.