Aufbewahrungspflichten rechtssicher erfüllen

Mit unserer Archivierungslösung erfüllen Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Büchern und Aufzeichnungen. Diese Pflicht zur Aufbewahrung beträgt für die meisten Aufzeichnungen und der dazugehörigen Belege grundsätzlich sieben Jahre. Die Aufzeichnungen zu Covid-19 Unterstützungen sind sogar mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Damit Sie eine rechtssichere Archivierung betreiben, müssen Sie zwei Voraussetzungen erfüllen.

  1. Sie verwenden eine digitale Archivierungslösung, die dafür zertifiziert ist und
  2. Sie wenden eine innerbetriebliche Verfahrendokumentation an.

Es reicht nicht aus, dass Sie Belege scannen und auf einem gewöhnlichen elektronischen Speicher wie einer Festplatte abspeichern. Denn das Speichermedium darf keine Änderung an dem gespeicherten Dokument zulassen.

Anwendungsbeispiel: automatische Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten

Wie erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen?

Das Sekretariat hat zwei Eingangsrechnungen in Papierform erhalten. Die Mitarbeiterin hat beide Rechnungen jeweils mit einem Barcode beklebt. Anschließend hat sie die Rechnungen im Netzwerkscanner eingescannt.

Der Scanner übermittelt die beiden Rechnungen an die E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Dieses E-Mail mit der PDF-Rechnung im Anhang verarbeitet unsere Starke-DMS® im Scanmodul.

Verschlagwortung und Archivierung

Die Belegerkennung ordnet dabei automatisch die wichtigsten Dokumentenindizes zu. Das System führt also eine automatische Verschlagwortung durch. Felder der Rechnung, wie der Lieferant oder die Rechnungshöhe sind damit den Belegen zugeordnet.

In unserem Beispiel kontrolliert noch ein Sachbearbeiter die vom Archivierungs-System erfolgten Zuordnungen und klickt in der Software auf Archivieren.

Mit der Archivierung startet automatisch ein Workflow zur Genehmigung und Weiterverarbeitung der beiden Rechnungen.

Hier weiterlesen: Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen