Ein digitales Dokumentenmanagement für die Buchhaltung sorgt dafür, dass Eingangsrechnungen und deren zugehörige Dokumente ohne Aufwand sofort am richtigen Ort landen.
Aufbewahrungspflichten rechtssicher erfüllen
Unsere Archivierungslösung Starke-DMS® ermöglicht effizientes Dokumentenmanagement für die Buchhaltung. Damit erfüllen Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Büchern und Aufzeichnungen.
Damit Sie eine rechtssichere Archivierung betreiben, müssen Sie zwei Voraussetzungen erfüllen.
- Sie verwenden eine digitale Archivierungslösung, die dafür zertifiziert ist und
- Sie wenden eine innerbetriebliche Verfahrensdokumentation an.
Es reicht nicht aus, dass Sie Belege scannen und auf einem gewöhnlichen elektronischen Speicher wie einer Festplatte abspeichern. Denn das Speichermedium darf keine Änderung an dem gespeicherten Dokument zulassen.
Automatische Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten durch Dokumentenmanagement für die Buchhaltung
Wie erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen?
Das Sekretariat hat zwei Eingangsrechnungen in Papierform erhalten. Anschließend wurden die Rechnungen im Netzwerkscanner eingescannt.
Der Scanner übermittelt die beiden Rechnungen an die E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Dieses E-Mail mit der PDF-Rechnung im Anhang verarbeitet unser Starke-DMS® im Scanmodul.
Verschlagwortung und Archivierung durch Dokumentenmanagement für die Buchhaltung
Die Belegerkennung erfasst die Positionen einer Eingangsrechnung oder eines Auftrags automatisch. Das System führt somit eine automatische Verschlagwortung durch.
Ein Mitarbeiter kontrolliert noch die vom Archivierungs-System erfolgte Verschlagwortung und klickt auf den Menüpunkt für das Archivieren. Das Dokumentenmanagementsystem ordnet die Eingangsrechnung außerdem der Bestellung zu.
Effiziente Freigabeprozesse im Dokumentenmanagement für Buchhaltung im Praxiseinsatz
Mit der Archivierung startet automatisch ein Workflow zur Genehmigung und Weiterverarbeitung der Rechnungen. Eingangsrechnungen mit einem Betrag von z.B. über 5.000 Euro gelangen zur Freigabe automatisch zur Geschäftsführung. Alle Rechnungen unter 5.000 Euro durchlaufen den standardmäßig hinterlegten Freigabeprozess. Jede Rechnung erhält nach ihrer Freizeichnung einen untrennbar mit dem Beleg verbundenen Stempel. Dies ist wie eine Unterschrift und zeigt, dass der Einkauf und die Buchhaltung den Beleg freigegeben und bearbeitet haben.
Verkürzte Durchlaufzeiten für die Rechnungsbearbeitung
Das von Starke-DMS® entwickelte Softwarepaket für Dokumentenmanagement für die Buchhaltung wird Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern und dabei helfen, den gesetzlichen Vorschriften ordnungsgemäß nachzukommen. Durch die automatisierten Abläufe verkürzen Sie die Durchlaufzeiten und sichern sich Skontoerträge.
Zuordnung und Übergabe in das ERP-System
Ein Dokumentenmanagementsystem hat eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware. Über diese Anbindung übergeben die Mitarbeiter die Eingangsrechnung in die Buchhaltung. Dabei übergeben sie weitere Informationen, die bei der Archivierung des Beleges bereits miterfasst wurden, ebenfalls in das ERP. Dazu wählt man z.B. die Kostenstellen im DMS aus.
Unsere Lösung lässt sich nahtlos an Ihre bestehenden ERP-Systeme anbinden, um Daten reibungslos an den Steuerberater oder nachgelagerte Systeme zu übergeben.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems für die Buchhaltung
Ein elektronisches Rechnungsmanagement zahlt sich für eine Organisation aus vielen Gründen aus:
Weniger manueller Erfassungsaufwand
Die Rechnungsdaten können bei der digitalen Erfassung automatisch aus den Belegen übernommen werden, sodass viele Informationen nicht mehr manuell in der Buchhaltung eingegeben werden müssen. Das spart Zeit, reduziert Übertragungsfehler und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich stärker auf die Prüfung und Bearbeitung der Rechnungen zu konzentrieren. Das ist eines der Hauptargumente für ein DMS für die Buchhaltung.
Weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern
Das Wissen über den Verbleib und den Bearbeitungsstand eines Belegs bleibt nicht bei einer einzelnen Person. Auch bei Urlaub oder Krankheit können berechtigte Mitarbeiter nachvollziehen, welche Unterlagen zu einem Vorgang gehören und welche Bearbeitung noch aussteht.
Schnellere Klärung von Rechnungsabweichungen
Weichen Rechnungsbetrag, Bestellung oder Lieferschein voneinander ab, stehen die benötigten Unterlagen unmittelbar für die Prüfung zur Verfügung. Das erleichtert die Klärung von Differenzen und verhindert, dass Rechnungen unnötig lange unbearbeitet bleiben.
Gute Übersicht über den Status aller Eingangsrechnungen
Alle Eingangsrechnungen lassen sich übersichtlich nach ihrem aktuellen Bearbeitungsstatus darstellen. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Rechnungen bereits geprüft oder freigegeben wurden und bei welchen Rechnungen noch eine Bearbeitung aussteht.
Dokumentation und damit volle Transparenz bei der Rechnungsfreigabe
Jeder Schritt im Freigabeprozess einer Rechnung wird nachvollziehbar dokumentiert, sodass jederzeit ersichtlich ist, wer die Rechnung geprüft und freigegeben hat. Dadurch behalten Organisationen den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und können die Vorgehensweise auch zu einem späteren Zeitpunkt transparent nachvollziehen.
In Österreich gesetzeskonforme Aufbewahrung aller Buchhaltungsbelege
Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, Buchhaltungsbelege entsprechend den in Österreich geltenden gesetzlichen Anforderungen geordnet und nachvollziehbar aufzubewahren. Die zentral gespeicherten Dokumente können bei Bedarf rasch bereitgestellt werden, wodurch die Buchhaltung bei Prüfungen und bei der Beantwortung von Anfragen deutlich entlastet wird.
Schnelle Recherche nach Rechnungen und zugehörigen Bestellungen
Rechnungen und die dazugehörigen Bestellungen können im DMS schnell gefunden und dem jeweiligen Geschäftsvorgang zugeordnet werden. Dadurch lassen sich Fragen zu Bestellvorgängen, Rechnungsbeträgen oder Lieferungen rasch klären, ohne verschiedene Ordner, E-Mails oder Ablagesysteme durchsuchen zu müssen.
Viele Auswertungsmöglichkeiten
Mit einem DMS werten Sie buchhaltungsrelevante Dokumente und deren Bearbeitungsprozesse nach unterschiedlichen Kriterien aus – etwa nach Dokumentenart, Zeitraum, Abteilung, Lieferant oder Bearbeitungsstatus. So erkennen Sie beispielsweise, ob bestimmte Rechnungstypen besonders lange bis zur Verbuchung benötigen.
Nutzen Sie das Potenzial digitaler Finanzprozesse und vertrauen Sie auf unser praxiserprobtes Dokumentenmanagement für die Buchhaltung.
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