Aufbewahrungspflichten rechtssicher erfüllen

Unsere Archivierungslösung Starke-DMS® ermöglicht effizientes Dokumentenmanagement für die Buchhaltung. Damit erfüllen Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Büchern und Aufzeichnungen.

Damit Sie eine rechtssichere Archivierung betreiben, müssen Sie zwei Voraussetzungen erfüllen.

  1. Sie verwenden eine digitale Archivierungslösung, die dafür zertifiziert ist und
  2. Sie wenden eine innerbetriebliche Verfahrensdokumentation an.

Es reicht nicht aus, dass Sie Belege scannen und auf einem gewöhnlichen elektronischen Speicher wie einer Festplatte abspeichern. Denn das Speichermedium darf keine Änderung an dem gespeicherten Dokument zulassen.


Automatische Verschlagwortung und Archivierung von Dokumenten durch Dokumentenmanagement für die Buchhaltung

Wie erfolgt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen?

Das Sekretariat hat zwei Eingangsrechnungen in Papierform erhalten. Anschließend wurden die Rechnungen im Netzwerkscanner eingescannt.

Der Scanner übermittelt die beiden Rechnungen an die E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Dieses E-Mail mit der PDF-Rechnung im Anhang verarbeitet unser Starke-DMS® im Scanmodul.

Verschlagwortung und Archivierung durch Dokumentenmanagement für die Buchhaltung

Die Belegerkennung erfasst die Positionen einer Eingangsrechnung oder eines Auftrags automatisch. Das System führt somit eine automatische Verschlagwortung durch.

Ein Mitarbeiter kontrolliert noch die vom Archivierungs-System erfolgte Verschlagwortung und klickt auf den Menüpunkt für das Archivieren. Das Dokumentenmanagementsystem ordnet die Eingangsrechnung außerdem der Bestellung zu.

Mit der Archivierung startet automatisch ein Workflow zur Genehmigung und Weiterverarbeitung der Rechnungen. Eingangsrechnungen mit einem Betrag von z.B. über 5.000 Euro gelangen zur Freigabe automatisch zur Geschäftsführung. Alle Rechnungen unter 5.000 Euro durchlaufen den standardmäßig hinterlegten Freigabeprozess. Jede Rechnung erhält nach ihrer Freizeichnung einen untrennbar mit dem Beleg verbundenen Stempel. Dies ist wie eine Unterschrift und zeigt, dass der Einkauf und die Buchhaltung den Beleg freigegeben und bearbeitet haben.

Das von Starke-DMS® entwickelte Softwarepaket für Dokumentenmanagement für die Buchhaltung soll Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern und dabei helfen, den gesetzlichen Vorschriften ordnungsgemäß nachzukommen.

Hier weiterlesen: Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen