Einfaches Verwalten der Dokumente für das Qualitätsmanagement

Ihr Team verwaltet jährlich mehrere hundert Arbeitsanweisungen und produktspezifische Zertifikationsdokumente?


Sie erstellen dazu häufig aus einem Word-Programm heraus die entsprechenden Dokumente. Sie möchten den Lauf der Genehmigungen von zwei bis drei weiteren Mitarbeitern und die Versionierungen einfach nachvollziehbar machen. Die Endversion soll nach dem Durchlauf der Genehmigungen und der Revisionen schließlich zur Nutzung für die gesamte Organisation freigegeben werden.

Im Starke-DMS® erstellen Ihre Mitarbeiter ein Word-Dokument für die Qualitätssicherung und nutzen den vorgegebenen Speicherort je Dokumententyp direkt als Plug-In im Word. Der Genehmigungsworkflow startet automatisch durch das Abspeichern des Dokuments. Die Versionierungen und die Dokumentenhistorie zu den Daten hinsichtlich der Änderungen durch Mitarbeiter sind jederzeit aufrufbar. Die Dokumente sind verschlüsselt abgelegt.

Der gewünschten Dokumentenlauf ist je nach Dokumentenart vorgegeben. Mit unserem System ist es einfach, die in Ihrer Organisation empfohlenen Prozessabläufe selbst zu hinterlegen.

Somit halten Ihre Kolleginnen und Kollegen bei der Erstellung und Freigabe der QM-Unterlagen Ihre internen und die gesetzlichen Richtlinien in dem Workflow ein.

Anwendungsbeispiele für die Archivierung

Arbeitsanweisungen rechtskonform abspeichern

Frau Resch ist im Qualitätswesen einer mittelständischen Organisation tätig. Sie erhält von ihren Kollegen alle wichtigen Arbeitsanweisungen auf ihre E-Mail-Adresse. Ihr Auftrag lautet, diese Anweisungen rechtskonform abzuspeichern.

Dazu muss Frau Resch das E-Mail bloß per Drag&Drop auf das in ihrem Outlook eingebettete Starke-DMS®-Icon ziehen. Dadurch ist die Arbeitsanweisung rechtssicher archiviert.

QM-Unterlagen elektronisch freigeben und verteilen

Herr Bürger erstellt Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen in Word. Er ist bei einem Medizintechnikunternehmen mit 40 Mitarbeitern für das Qualitätswesen verantwortlich. Vor der Einführung der elektronischen Dokumentenlenkung musste er diese Unterlagen als PDF abspeichern, ausdrucken, unterschreiben, von Genehmigern unterfertigen lassen und wieder einscannen.

Bei der eben durchgemachten Auditierung musste er mit seinem Team für das Qualitätsmanagement die meisten Dokumente aus verschiedenen Laufwerken und aus Leitz-Ordnern mühsam zusammensuchen.

Der Leidensdruck wurde so hoch, dass Herr Bürger schließlich mit dem gesamten dreiköpfigen Qualtitäswesenteam an die IT-Leitung herangetreten ist. Sie wünschten sich ein DMS, welches die Ablage, das Auffinden, das Freigeben und die Versionierung der QM-Dokumente digitalisiert und damit massiv beschleunigt. Außerdem war die einfache Verteilung der Schulungsunterlagen in andere Bundesländer, z.B. für Kärntner Kollegen im Außendienst, schwierig zu bewerkstelligen. Denn die Kollegen müssen die Schulungsunterlagen unterschreiben.

Die Einführung des Starke-DMS dauert fünf Beratertage. Nun ist die Freigabe mittels eines elektronischen Stempels viel effizienter und die Verteilung und das Auffinden der Unterlagen wesentlich erleichtert. Die bestehenden, etwa 300 Qualitätsmanagement-Dokumente sind digital und rechtssicher archiviert. Die Versionierung erfolgt systematisch. Miteinander verbundene Dokumente sind klar gekennzeichnet.

Lesen Sie hier weiter, um eine Übersicht zum Starke-DMS® zu erhalten.