Einfaches Verwalten der Dokumente für das Qualitätsmanagement

Ihr Team verwaltet Arbeitsanweisungen und Zertifikationsdokumente? Starke-DMS® erleichtert das Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen und stellt sicher, dass die Dokumente einfach elektronisch freizugeben und zu verteilen sind.

Immer die letztgültige Version eines Dokuments


Sie erstellen dazu wie gewohnt aus einem Word-Programm heraus die entsprechenden Dokumente. Zukünftig möchten Sie die so erstellten Arbeitsanweisungen elektronisch freigeben. Sie wollen eine Nachricht erhalten, sobald Ihr Kollege das Dokument genehmigt hat. Sie möchten die verschiedenen Versionen des Dokuments im Überblick haben. Nur die Endversion darf nach dem Durchlauf aller Genehmigungen schließlich für die gesamte Organisation abrufbar sein.

Automatisches Auslösen des Workflows durch Speichern des Dokuments

Im Starke-DMS® erstellen Ihre Mitarbeiter ein Word-Dokument für die Qualitätssicherung und nutzen den hinterlegten Speicherort direkt als Plug-In im Office-Programm. Der Genehmigungsworkflow startet automatisch durch das Abspeichern des Dokuments. Alle Informationen zu den Änderungen durch einzelne Mitarbeiter sind jederzeit aufrufbar. Die Dokumente sind verschlüsselt abgelegt.

Sie halten die Richtlinien für die Handhabung Ihrer Qualitätsmanagementunterlagen ein

Der gewünschte Dokumentenlauf ist je nach Dokumentenart vorgegeben. Mit unserem System ist es einfach, die in Ihrer Organisation empfohlenen Prozessabläufe selbst zu hinterlegen.

Mithilfe unseres Dokumentenmanagementsystems halten Sie und Ihre Kollegen bei der Erstellung und Freigabe der Qualitätsmanagement-Unterlagen Ihre internen und die gesetzlichen Richtlinien ein.

Anwendungsbeispiele für die Archivierung

Arbeitsanweisungen rechtskonform abspeichern durch Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen

Frau Resch ist im Qualitätswesen einer mittelständischen Organisation tätig. Sie erhält von ihren Kollegen alle wichtigen Arbeitsanweisungen auf ihre E-Mail-Adresse. Ihr Auftrag lautet, diese Anweisungen rechtskonform abzuspeichern.

Dazu muss Frau Resch das E-Mail bloß mit der Maus auf das im Outlook eingebettete Icon von Starke-DMS® ziehen. Dadurch ist die Arbeitsanweisung rechtssicher archiviert.

QM-Unterlagen elektronisch freigeben und verteilen durch Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen

Herr Bürger erstellt Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen in Word. Er ist bei einem Unternehmen mit 40 Mitarbeitern für das Qualitätswesen verantwortlich. Vor der Einführung der elektronischen Dokumentenlenkung war der Ablauf kompliziert: Er musste diese Unterlagen als PDF abspeichern, ausdrucken, unterschreiben, von Genehmigern unterfertigen lassen und wieder einscannen.

Bei einer Auditierung musste er mit seinem Team für das Qualitätsmanagement die meisten Dokumente aus verschiedenen Speicherorten und aus Leitz-Ordnern mühsam zusammensuchen.

Der Leidensdruck wurde so hoch, dass Herr Bürger schließlich an die IT-Leitung herangetreten ist. Sie wünschten sich ein DMS, welches die Ablage, das Auffinden, das Freigeben und die Versionierung der QM-Dokumente digitalisiert und damit massiv beschleunigt. Außerdem war die einfache Verteilung der Schulungsunterlagen in andere Bundesländer, z.B. für Kollegen im Außendienst, schwierig zu bewerkstelligen. Denn die Kollegen müssen die Schulungsunterlagen unterschreiben.

Die Einführung des Starke-DMS® dauerte vier Beratertage. Nun ist die Freigabe mittels eines elektronischen Stempels viel effizienter und das Verteilen und das Auffinden der Unterlagen deutlich erleichtert. Die bestehenden Qualitätsmanagement-Dokumente sind digital und rechtssicher archiviert. Die Versionierung erfolgt systematisch. Miteinander verbundene Dokumente sind klar gekennzeichnet.

Lesen Sie hier weiter, um eine Übersicht zum Starke-DMS® zu erhalten.