Ordnung und Systematik für Ihre Daten

Über ein Dokumentenmanagementsystem greift Ihr Team komfortabel auf verschiedene Daten aus unterschiedlichen Programmen und Ordnern zu. Es gibt einen zentralen Einstiegspunkt, über den Sie auf alle Dokumententypen gelangen.

Ein Kunde ruft Ihr Vertriebsteam an. Das DMS ruft in Sekundenschnelle alle relevanten Informationen zum Kunden auf.

Dokumente schnell finden

Mit der Volltextsuche kommen Sie schnell zu den relevanten Informationen. Mit einem Dokumentenmanagementsystem spielt es keine Rolle, in welchem Monat oder unter welchem Ordner Sie ein Dokument abgelegt haben.

Dokumente ortsunabhängig bearbeiten

Von wo Sie die Dokumente abrufen und verändern, ist bei einem Dokumentenmanagementsystem nicht relevant. Ihre Mitarbeiter arbeiten unkompliziert von zu Hause oder von unterwegs. Diese örtliche Unabhängigkeit erhöht die Krisenfestigkeit Ihrer Organisation.

Effizienter zusammenarbeiten

Bei einem DMS sind die Routineabläufe durch sogenannte Workflows vorgegeben. Damit sind die allermeisten Geschäftsfälle in ihrer Struktur für die Mitarbeiter klarer und somit einfach abzuarbeiten. Die Mitarbeiter sehen, von wem und seit wann ein Akt oder ein Dokument gerade bearbeitet wird.

Die Kommunikation des Teams findet dort statt, wo die Dokumente liegen. Selbst die Zusammenarbeit mit externen Personen ist mit einer derartigen Lösung einfacher. Anweisungen und Kommentare bleiben bei den Dokumenten gespeichert.

Einhalten rechtlicher Bestimmungen

Das Dokumentenmanagement-System erleichtert die Erfüllung von gesetzlichen Richtlinien. Um in Österreich die Echtheit der Herkunft, der Unveränderlichkeit und der Lesbarkeit einer Rechnung zu garantieren, muss der Unternehmer ein bestimmtes Verfahren nutzen. Mit dem innerbetrieblichen Steuerungssystem stellt das Unternehmen eine nachvollziehbare Verbindung zwischen der Rechnung und der Leistung her.

Dieses innerbetriebliche Kontrollsystem definiert also, welche Prüfpfade einzuhalten sind. Erhält eine Organisation eine Rechnung, so muss sie diese Zahlungsverpflichtung mit der Bestellung abgleichen. Bei einem Dokumentenmanagementsystem erfolgt diese Kontrolle in vordefinierter und – in einer fortgeschrittenen Ausbaustufe – automatischen Form.

DMS-Vorteile für Ihre Organisation nutzen

Erfahren Sie hier mehr dazu, wie wir Sie bei der Einführung eines elektronischen Archivs und bei Ihrer Automatisierung von Workflows unterstützen.