Einfaches Verwalten der Dokumente für das Qualitätsmanagement
Verwalten Sie Arbeitsanweisungen oder Dokumente für Zertifizierungen? Starke-DMS® erleichtert das Dokumentenmanagement fürs Qualitätswesen und stellt sicher, dass Sie alle Dokumente einfach für andere Mitarbeiter freigeben können. Zudem übersehen Sie keine Fristen und vermeiden, dass Ihre Mitarbeitenden mit veralteten QM-Dokumente arbeiten.
Immer die letztgültige Version eines Dokuments
Sie erstellen wie gewohnt alle Dokumente in einem Word-Programm. Zukünftig möchten Sie aber die so erstellten Arbeitsanweisungen elektronisch freigeben. Sie wollen eine Nachricht erhalten, sobald Ihr Kollege die endgültige Version genehmigt hat. Sie möchten auch frühere Versionen des Dokuments im Überblick haben. Nur die Endversion darf nach dem Durchlauf aller Genehmigungen schließlich für die gesamte Organisation abrufbar sein.
Automatisches Auslösen des Workflows durch Speichern des Dokuments
Im Starke-DMS® erstellen Ihre Mitarbeiter ein Word-Dokument für die Qualitätssicherung und nutzen den hinterlegten Speicherort direkt als Plug-In im Office-Programm. Der Genehmigungsworkflow startet automatisch durch das Abspeichern des Dokuments. Alle Informationen zu den Änderungen durch einzelne Mitarbeiter sind aufrufbar. Die Dokumente sind verschlüsselt abgelegt.
Sie halten die Richtlinien für die Handhabung Ihrer Qualitätsmanagementunterlagen ein
Der gewünschte Dokumentenlauf ist je nach Dokumentenart vorgegeben. Mit unserem System ist es einfach, dass Sie selbst Ihre gewünschten oder empfohlenen Prozessabläufe hinterlegen.
Mithilfe unseres Dokumentenmanagementsystems halten Sie und Ihre Kollegen bei der Erstellung und Freigabe der Qualitätsmanagement-Unterlagen Ihre internen und die gesetzlichen Richtlinien ein.
Anwendungsbeispiele für die Archivierung
Arbeitsanweisungen rechtskonform abspeichern durch Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen
Frau Resch ist im Qualitätswesen einer mittelständischen Firma tätig. Sie erhält von ihren Kollegen alle wichtigen Arbeitsanweisungen an ihre E-Mail-Adresse. Ihr Auftrag lautet, diese Anweisungen rechtskonform abzuspeichern.
Dazu zieht Frau Resch das E-Mail auf das im Mailprogramm eingebettete Icon von Starke-DMS®. Dadurch ist die Arbeitsanweisung rechtssicher archiviert.
QM-Unterlagen elektronisch freigeben und verteilen durch Dokumentenmanagement für das Qualitätswesen
Herr Bürger erstellt Arbeitsanweisungen und Schulungsunterlagen in Word. Er ist bei einem Unternehmen mit 40 Mitarbeitern für das Qualitätswesen verantwortlich. Vor der Einführung der elektronischen Dokumentenlenkung war der Ablauf kompliziert: Er musste diese Unterlagen als PDF abspeichern, ausdrucken, unterschreiben, von Genehmigern unterfertigen lassen und wieder einscannen.
Bei einer Auditierung musste er mit seinem Team für das Qualitätsmanagement die meisten Dokumente aus verschiedenen Speicherorten und aus Leitz-Ordnern mühsam zusammensuchen.
Der Leidensdruck wurde so hoch, dass Herr Bürger schließlich an die IT-Leitung herangetreten ist. Sie wünschten sich ein DMS, das die Ablage, das Auffinden, das Freigeben und die Versionierung der QM-Dokumente digitalisiert und damit massiv beschleunigt. Außerdem war die einfache Verteilung der Schulungsunterlagen in andere Bundesländer, z.B. für Kollegen im Außendienst, schwierig zu bewerkstelligen. Denn die Kollegen müssen die Schulungsunterlagen unterschreiben.
Die Einführung des Starke-DMS® dauerte drei Beratertage. Nun ist die Freigabe mittels eines elektronischen Stempels viel effizienter und das Verteilen und das Auffinden der Unterlagen deutlich erleichtert. Die bestehenden Qualitätsmanagement-Dokumente sind digital und rechtssicher archiviert. Die Versionierung erfolgt systematisch. Miteinander verbundene Dokumente sind klar gekennzeichnet.
Lesen Sie hier weiter, um eine Übersicht zum Starke-DMS® zu erhalten.