Was kann eine automatische Belegerkennung für Sie leisten?
Die digitale Belegerfassung ist sicher eine der attraktivsten Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems. Außerdem ist die Texterkennung auch die Basis für die nachfolgenden, digitalen Schritte. Die Belegerkennung verwandelt ein Papierdokument in ein digitales Dokument.
Bei Starke-DMS® können Sie zwischen der Belegerkennung Standard und der Belegautomatisierung auf Positionseben wählen.
Mit der automatischen Belegerkennung lassen Sie ein sehr hohes Aufkommen an Dokumenten schnell und mit geringem Aufwand einlesen, da eine händische Verschlagwortung größtenteils entfällt. Die Belegautomatisierung holt sich die wichtigsten Werte aus dem Dokument, z.B. aus einem PDF.
Unsere zuverlässige Texterkennung extrahiert die festgelegten Informationen des Dokuments und überträgt diese Werte in das Dokumentenmanagementsystem. Bei einer Bestellung sind das Dokumenteninhalte wie die Anzahl an Artikeln, die Artikelbezeichnung und die Summen.
Die automatische Belegerkennung ermöglicht sogar das Auslesen von unterschiedlichen Schreibweisen, z.B. bei einer Datumsangabe: Egal ob auf dem Dokument 09. Oktober 2025, 9. Oktober 2025 oder 9. Okt. 2025 steht. Mit der Belegautomatisierung konvertiert das Dokumentenmanagementsystem die unterschiedlichen Schreibweisen in das benötigte Datumsformat.
Wie wir die Texterkennung für Sie einrichten
Wir richten das Texterkennungs-Programm so ein, wie wir selbst ein Dokument durchsuchen würden
Zuerst gehen wir mit Ihnen im Digitalisierungsworkshop die genauen Anforderungen an die Belegverarbeitung durch. Wir analysieren die verschiedenen Arten Ihrer Dokumente, erarbeiten Lösungen und hinterlegen die notwendigen Einstellungen.
Damit die OCR Belegerfassung einen Beleg erkennt und richtig weiterverarbeitet, trainieren wir der Software die Erkennung zuerst an. Hier hinterlegen wir im Programm, wie wir selbst den Beleg analysieren würden. Wer beispielsweise nach einer Rechnungsnummer auf der Eingangsrechnung sucht, hält nach konkreten Begriffen wie „Rechnungsnummer“ oder „RE-Nr.“ Ausschau. Dabei sucht man daneben oder darunter nach einem Wert. Dieses für Menschen selbstverständliche Vorgehen wird der OCR Texterkennung durch das Belegtraining hinterlegt.
Wir hinterlegen die Regeln für die automatische Texterkennung
Im Belegtraining hinterlegen wir sogenannte Profile. Ein Profil ist wie eine Arbeitsanweisung und besteht aus mehreren Arbeitsschritten. Meist hinterlegen wir für einen Lieferanten oder einen Kunden jeweils ein eigenes Profil in der OCR Erkennung. Eine Regel kann aus einem Dokument nur einen Wert auslesen, z.B. die Bestellnummer aus einem PDF-Dokument. Sollen zehn Werte aus einem Dokument erkannt und übertragen werden, müssen wir mindestens genauso viele Regeln hinterlegen.
Auslesebereiche für das Dokument festlegen
Wir legen diejenigen Bereiche des Dokuments fest, die von unserer DMS-Software überprüft werden sollen. Der Bereich ist ein rechteckiger Ausschnitt auf dem Dokument und bildet die Extraktionszone. Alle Zeilen, die diesen Bereich umfassen, werden ausgelesen und stehen für die Weiterverarbeitung im Dokumentenmanagement (oder einer anderen Softwarelösung) bereit.
Die OCR-Erkennung kann auf Abweichungen reagieren
Das Erkennen und Auslesen von Dokumenten kann einfach sein, aber auch schnell komplex werden. Beim Erstellen von Regeln gehen wir davon aus, dass die Texterkennung immer korrekt ein definiertes Feld erkennt. Sie müssen aber auch davon ausgehen, dass einer Ihrer Kunden den Aufbau des Formulars ändert. Um auch dann die Erkennungsrate hochzuhalten, formulieren wir die Regeln mit weiteren Einstellungen genauer und machen so die Texterkennung resistenter gegen Formularänderungen.
Dafür legen wir und später Sie selbst Orientierungspunkte auf dem Dokument fest, von dem aus der Bereich Textbestandteile extrahieren kann. Er setzt sich aus einem Suchbereich und einem Suchtext zusammen. Die flexible Höhe ermöglicht es, einen Punkt auf allen Seiten des Dokuments zu suchen, beispielsweise beginnend auf der erste Seite nach unten.
Testen der Belegerkennung
Wir testen die Einstellungen der Belegerkennung mit allen Regeln und geben sie frei, wenn sie einwandfrei funktionieren.
Das Einstellen und Testen erfordern den Großteil unserer Beratungstätigkeit. Für das Einrichten der automatischen Belegerkennung für mehrseitige Dokumente fallen oft zwischen vier bis fünf Beratertage an. Dies variiert je nach Komplexität der Anforderungen. Das Implementieren einer einfachen Texterkennung von Kopfdaten auf einseitigen Seiten dauert wiederum meist deutlich kürzer.
Ohne Fachwissen führt das Einstellen der Belegerkennung zu unpassenden Regeln und zu Fehlern bei der Texterkennung mit zeitintensiven Nachbesserungen.
Schulung Ihres Teams für das Kalibrieren der Belegerkennung
Wir führen eine Schulung durch einen Fachberater für Sie durch. Ziel ist, dass Sie in Zukunft selbst die Belegautomatisierung auf neue Dokumente einstellen können.