Aufbewahrungspflichten von Dokumenten

Unterschiedlich lange Aufbewahrungspflichten von Unterlagen

In Österreich beträgt die Pflicht zur Aufbewahrung für die Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege grundsätzlich sieben Jahre. Die Aufzeichnungen zu Covid-19 Unterstützungen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Unterlagen zu Grundstücken müssen Sie sogar für 22 Jahre archivieren.

Drei Möglichkeiten der Aufbewahrung von Dokumenten

Im Wesentlichen haben Sie drei Möglichkeiten, Ihre Dokumente rechtskonform zu archivieren. Sie können die Dokumente einerseits in Papierform aufbewahren. Andererseits wäre eine Speicherung auf optischen Archivierungssystemen möglich, dazu zählen die optische Speicherplatte oder Mikrofilme. Eine gängige Methode ist schließlich eine Verwahrung in elektronischer Form. Hier müssen Sie aber die Forderung nach Unveränderlichkeit erfüllen und sogenannte WORM-Speicher anwenden. Die Aufbewahrung der Belege auf Datenträgern muss somit die vollständige, geordnete und inhaltsgleiche Wiedergabe für sieben Jahre gewährleisten.

Welche Dokumente müssen Sie rechtskonform aufbewahren?

Von der siebenjährigen Aufbewahrungspflicht sind sehr unterschiedliche geschäftliche Dokumente betroffen. Darunter fallen alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, der zugehörige E-Mail-Verkehr, Stundenaufzeichnungen aus Projekten, Lieferscheine, Materialentnahmescheine, Registrierkassenbelege, Fahrtenbücher und Reisekos­tenabrechnungen. Dass Inventurlisten und Jahreabschlüsse rechtssicher zu speichern sind, ist auch nachvollziehbar. Aber selbst Verträge, also die Basis für die dahinterstehen Transaktionen der Belege, sind aufzubewahren.

Eingangsrechnungen in der Originalversion aufbewahren

Bei der elektronischen Archivierung ist zu beachten: Sie müssen eine Eingangsrechnung in genau der Form aufbewahren, in der sie eingelangt ist.

Keine Veränderung der Dokumente erlaubt

Sie dürfen erhaltene Rechnungen auch nicht verändern, selbst wenn Bestandteile fehlen. Sie können hier nur den Aussteller der Rechnung auffordern, eine Korrektur der Rechnung durchzuführen.

Prüfung vor Abspeicherung

Bevor Sie die Dokumente ablegen, müssen Sie sicherstellen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten sind. Sie müssen die Echtheit des Dokuments überprüfen und eine Verbindung zu einem Geschäftsfall herstellen.

Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem sind die oben aufgezählten Punkte wesentlich leichter abzudecken.

Wer stellt sicher, dass die Archivierung der Belege rechtskonform erfolgt?

In Österreich ist die rechtskonforme Archivierung von Belegen (wie z. B. Eingangsrechnungen) ein zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung und unterliegt verschiedenen gesetzlichen Vorgaben. Die Verantwortung dafür und die Überprüfung ihrer Einhaltung verteilen sich auf mehrere Akteure:

Wer ist verantwortlich für die rechtskonforme Archivierung?

Die Organisation selbst ist primär verantwortlich, dass die Archivierung:

  • vollständig
  • geordnet
  • unveränderbar
  • für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (meist 7 Jahre) erfolgt.

Diese Verantwortung ergibt sich aus:

  • § 132 BAO (Bundesabgabenordnung),
  • UGB (Unternehmensgesetzbuch, insbesondere § 190 ff),
  • und ggf. UStG (Umsatzsteuergesetz – z. B. Anforderungen an elektronische Rechnungen).

Wer überprüft die Einhaltung?

  1. Finanzamt / Betriebsprüfung (BFG bzw. Prüfer der Finanzverwaltung)
    • Im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrolliert das Finanzamt, ob die Buchhaltung und Aufbewahrung von Dokumenten (z. B. von Eingangsrechnungen) den gesetzlichen Pflichten entspricht.
    • Es wird geprüft, ob Belege vollständig, zeitgerecht, unverändert und nachvollziehbar archiviert sind (auch bei digitaler Archivierung).
  2. Wirtschaftsprüfer (bei prüfungspflichtigen Unternehmen)
    • Bei kapitalmarktorientierten oder großen Kapitalgesellschaften (z. B. GmbHs, AGs) kontrolliert der Wirtschaftsprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung auch die Archivierung und das interne Kontrollsystem.
    • Die Prüfung umfasst normalerweise auch die Einhaltung der GoBD-Prinzipien (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Dokumentation – nicht gesetzlich, aber anerkannt).
  3. Datenschutzbehörde (nur indirekt relevant)

Falls bei der Archivierung personenbezogene Daten gespeichert werden, ist zusätzlich auf die Einhaltung der DSGVO zu achten. Das betrifft z. B. Löschfristen nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten.

Wer prüft die Anwendungssoftware für die Archivierung?

Auch die Archivierungs-Software sollte überprüft werden. Hier gibt es verschiedene erfahrene Anbieter, die das Programm testen und dazu eine Bescheinigung ausstellen.