Unterschiedlich lange Aufbewahrungspflichten von Unterlagen

In Österreich beträgt die Pflicht zur Aufbewahrung für die Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege grundsätzlich sieben Jahre. Die Aufzeichnungen zu Covid-19 Unterstützungen sind mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Unterlagen zu Grundstücken müssen Sie sogar für 22 Jahre archivieren.

Drei Möglichkeiten der Aufbewahrung von Dokumenten

Im Wesentlichen haben Sie drei Möglichkeiten, Ihre Dokumente rechtskonform zu archivieren. Sie können die Dokumente einerseits in Papierform aufbewahren. Andererseits wäre eine Speicherung auf optischen Archivierungssystemen möglich, dazu zählen die optische Speicherplatte oder Mikrofilme. Eine gängige Methode ist schließlich eine Verwahrung in elektronischer Form. Hier müssen Sie aber die Forderung nach Unveränderlichkeit erfüllen und sogenannte WORM-Speicher anwenden.

Eingangsrechnungen in der Originalversion aufbewahren

Bei der elektronischen Archivierung ist zu beachten: Sie müssen eine Eingangsrechnung in genau der Form aufbewahren, in der sie eingelangt ist.

Keine Veränderung der Dokumente erlaubt

Sie dürfen erhaltene Rechnungen auch nicht verändern, selbst wenn Bestandteile fehlen. Sie können hier nur den Aussteller der Rechnung auffordern, eine Korrektur der Rechnung durchzuführen.

Prüfung vor Abspeicherung

Bevor Sie die Dokumente ablegen, müssen Sie sicherstellen, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten sind. Sie müssen die Echtheit des Dokuments überprüfen und eine Verbindung zu einem Geschäftsfall herstellen.

Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem sind die oben aufgezählten Punkte wesentlich leichter abzudecken.