Wie sich Mitarbeiter bei Meetings aktiver einbringen lassen
Besprechungen sind für viele Mitarbeiter eine mühselige Angelegenheit. Einige technische Hilfsmittel tragen aber dazu bei, dass sich alle Teilnehmer leichter selbst einbringen. Heute noch ungewöhnliche Lösungen helfen, dass Mitarbeiter aus dem Meeting gehen und das Gefühl haben, einen positiven Beitrag geleistet zu haben.
Die Smart Wall hat nicht nur innovative Produkte zur Verbesserung der Meetingkultur, sondern setzt beim Aufbrechen von unproduktivem Meetingverhalten auch auf Aufklärung.
Wien, Februar 2020.
Die Ausgangslage bei Unternehmen ist vielfach, dass die bestehenden Meetingräume nicht viel mehr als nur Zimmer mit einem großen Tisch und einigen Sesseln rundherum sind. Selbst bei sehr fortschrittlichen Organisationen ist das Layout des Meetingraums oft äußerst konservativ gestaltet. Zwar sind viele Organisationen bestrebt, dass sie ihre Meetingräume innovativer gestalten. Dann treten die verantwortlichen Manager an den Geschäftsführer von Smart Wall, Paul Maurer, heran: „Bitte machen Sie etwas Innovatives aus unserem Besprechungszimmer.“ Maurer versucht aber beim Erstgespräch erst einmal herauszufinden, was diese Organisation überhaupt mit der Umgestaltung bezwecken möchte und vor allem, wie die Meetingkultur derzeit aussieht und wie weit man bereit ist, die Meetingkultur aufzubrechen – um sie damit zu verbessern.
Bild oben: Die mobile Meetingeinheit nook im Besprechungseinsatz © Smart Wall
Der Zukauf von modernen Meetingsystemen hilft wenig, wenn der Chef oder die Chefin in den Besprechungen weiterhin frontalunterrichtsmäßig die Agenda durchpeitscht. Die Smart Wall Produkte sollen alle Mitarbeiter in ihren Stärken aktivieren, damit sie sich mit ihren Ideen in das Meeting einbringen. Schließlich sollen die Besprechungsteilnehmer damit ein herzeigbares Ergebnis erzielen. Letztlich müssen alle Teilnehmer die Organisation in der Erreichung ihrer Aufgaben weiterbringen. Viele Mitarbeiter visualisieren gerne, andere sind mehr haptische Typen. Einige Menschen sind in den Besprechungen regelrechte Selbstdarsteller, während andere sehr schüchtern und zurückhaltend sind. Alle vereint, dass sie von der Organisation ursprünglich für bestimmte positive Eigenschaften rekrutiert wurden und heute dafür bezahlt werden. Diese Stärken gilt es durch die Hilfsmittel von Smart Wall zu aktivieren.
Einige Smart Wall Kunden haben nach der Beratung die Sitzmöbel herausgenommen, da der zentrale Tisch und die hierarchiegetriebene Sitzordnung ein natürliches Hemmnis waren, dass sich Mitarbeiter mit sehr guten Ideen eingebracht haben. Das Aufbrechen der Hemmung gelang somit dadurch, dass Kunden auf Meetings im Stehen übergegangen sind. Dadurch ist es einfacher, nicht nur die Meetings zu verkürzen, sondern dass jeder etwas Brauchbares einbringt. Nur das absolut Wichtigste der Woche hat dann Bedeutung. Es kommt jeder Besprechungsteilnehmer für zwei Minuten auf ein Podest, trägt seine wichtigsten Punkte vor und fasst schließlich zusammen, was er bis zum nächsten Mal erledigt haben wird. Aber er teilt dabei auch mit, wo er hängt und welche Hilfe er von den Kollegen benötigt. Nach 20 Minuten Meetingdauer gehen die Teilnehmer aus dem Meeting heraus, alle haben sich zu etwas verpflichtet und haben ein kleines Erfolgserlebnis. Nicht zufällig erinnert diese Methode an die aus dem American Football stammenden Huddle-Ups: Auch wenn die Strategie in vielen Meetings erklärt wurde: das Huddle-Up-Meeting kann diese Strategie möglicherweise erst zur Umsetzung bringen.
Die Lösungen von Smart Wall: Gestaltung von Office- und Präsentationsbereichen
Interessierte Kunden sind beim Erstgespräch mit Smart Wall meist über zwei Ansatzpunkte überrascht: Zum einen über die Anzahl an Lösungen im Bereich von Meetingräumen. Kunden wählen aus über 16 verschiedenen Produkte aus: Das Produktsortiment umfasst beispielsweise magnetische und beschreibbare Wände, Magnet-haftenden Wandbespannungen, mobile Arbeits- & Meeting-Pods und interaktive Displays im High-Tech Bereich.
Das andere Überraschungsmoment kommt beim Kunden oft auf, wenn der Kunde erkennt, dass Smart Wall beim ersten Treffen eher berät als verkauft.
Smart Wall sieht sich als Gesamtprovider für Räume. Der Distributor für Österreich, Deutschland und andere Länder ermöglicht mit seinen Smarter Surfaces, dass Organisationen nahezu jede Oberfläche in eine wiederbeschreibbare Smart Wall Fläche verwandeln.
Gemeinsam mit Architekten, Office Planern und den Kunden gestaltet Smart Wall möglichst inspirierende Umgebungen, welche die gemeinsame Zusammenarbeit in kleinen Teams oder multinationalen Gruppen erleichtert und fördert.
Einer der Top-Seller: Die als Nooks titulierten mobilen Besprechungskojen. Diese helfen bei mehreren Problemzonen: es gibt heutzutage sehr viele Großraumbüros bzw. Open Spaces, in denen die Lärmbelastung durch Telefonate, Gespräche usw. sehr hoch ist. Oder die Mitarbeiter sprechen umgekehrt weniger miteinander, weil sie die anderen zwölf Kollegen im Großraumbüro nicht stören möchte. Lärm ist ein Stressfaktor. Mit dem Nook führt man mit den Kollegen wieder Gespräche, ohne dass man dazu in einen „Kobel aus Glas“ gehen müsste. Obwohl die Mitarbeiter – im Nook akustisch stark gedämmt – miteinander mit normaler Lautstärke sprechen, stören sie niemand und hören von den Geräuschen außen weniger. Sie sind aber immer noch im Raum und bekommen das Bürogeschehen mit, sind also nicht ausgeschlossen.
Wohl einzigartig ist das Konzept, dass bei zwei Nooks jeweils ein Smiley Terminal angebracht ist. Die Lösung von HappyOrNot ermittelt über Knopfdruck bei den interessierten Kunden, ob sie die Nooks behalten möchten. Paul Maurer und sein Team haben die kompakten Wandterminals in den Meeting-Pods innen angebracht. Damit spart er sich meist jede Diskussion darüber, wie gut die Annahme bei den Nutzern ist. Es kam schon vor, dass ein Einkäufer einer Organisation gemeint hat, dass in der Zeit der Probeaufstellung die Akzeptanz der Mitarbeiter nicht hoch genug gewesen wäre. Mit dem Abstimmungssystem kommt dann zumeist heraus, dass die Mitarbeiter zu über 80 % überzeugt waren, dass ihre Organisation den Nook weiter einsetzen soll. Mehrere hundert positive Feedbacks sprechen dabei eine deutliche Sprache.
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